As folhas de ponto são os documentos capazes de demonstrar os horários de entrada e saída dos trabalhadores, controle dos intervalos para alimentação, além de ser a base para verificar a necessidade e pagamento de horas extras.
O mecanismo de controle da folha ponto pode ser manual ou digital, sendo imprescindível que o empregado assine essas movimentações ocorridas nas atividades realizadas na empresa.
Cabe ao trabalhador a responsabilidade de preencher as folhas ponto e a empresa a responsabilidade de verificar se está sendo feito corretamente, lembrando que é vedado arredondar a marcação no ponto das horas trabalhadas.
Empresas que possuem mais de 20 empregados têm a obrigação de registrar a jornada de seus empregados, conforme art. 74, § 2º, da CLT . Caso não as apresente, presume-se como verdadeiro a jornada de trabalho alegada pelo empregado, incumbindo ao empregador apresentar outras provas que afastem essa veracidade.
Chegado o final o final do mês a hora de fechar a folha de pagamentos se aproxima também. Contudo, havendo erros na marcação de ponto, o espelho de ponto precisa ser corrigido antes de ser assinado e enviado para os cálculos financeiros.
No presente artigo queremos mostrar que muitos desses erros podem ser evitados, de forma a dar mais segurança para a empresa e para o colaborador.
Para entendermos melhor sobre as folhas de ponto precisaremos conhecer sobre:
- Qual a finalidade da folha ponto?
- Como ela pode trazer mais organização e segurança jurídica?
- O problema dos horários e fuso horários.
- Erros comuns que devem ser evitados
Trata-se de um tema relevante para os empregadores e empregados, sobre o qual explicaremos a seguir.
Qual a finalidade da folha ponto?
As folhas de ponto ou os livros ponto tem a finalidade de manter os registros dos horários das jornadas de trabalho de todos os trabalhadores de acordo com sua categoria profissional, contrato de trabalho e turno de atividades.
Tais registros servirão de base de cálculo para fechamento das jornadas de trabalho contratadas, bem como, para realização dos cálculos das verbas trabalhistas, impostos e contribuições sociais a serem pagos pela empresa.
Outra finalidade não menos importante e que integra as folhas ponto é o controle dos intervalos das refeições e de descanso aos quais todos os trabalhadores têm direito e que precisam ser registrados.
Sob o ponto de vista empresarial é possível verificar através dos pontos questões
Como ela pode trazer mais organização e segurança jurídica?
Os registros nas folhas ponto trazem vários benefícios não só para as empresas, mas para os próprios colaboradores.
Sob o ponto de vista empresarial é possível verificar através dos pontos questões como:
- Atrasos praticados por determinado colaborador que possa impactar as atividades do setor ou da empresa;
- Eventuais descumprimentos dos intervalos para alimentação onde reduzir ou majorar tais horários sem autorização podem comprometer a empresa;
- Geração excessiva de horas extras acima os limites diários legais;
- Descumprimento dos intervalos mínimos de descanso entre as jornadas de trabalho, em desacordo com a legislação trabalhista;
- Identificação de faltas injustificadas;
- Identificação de colaboradores que estão em férias, bem como, aqueles em licença médica.
Diante dos pontos acima citados, as folhas de ponto precisam estar sempre organizadas, revisadas e assinadas para que o processamento da folha de pagamentos seja realizado de forma rápida, mesmo porque, o prazo para pagamento dos salários após o fechamento é bem exíguo.
Contudo, uma folha ponto extremamente organizada e alinhada à legislação trabalhista vigente pode evitar futuras ações trabalhistas, além de trazer uma visão geral sobre o cumprimento das jornadas de trabalho.
Outro ponto fundamental é que as folhas pontos elaboradas com critérios legais rígidos evitam erros básicos como rasuras, adulterações, sobreposições e utilização de registros proibidos pela legislação trabalhista, como o registro de “ponto britânico” o qual apresenta registros iguais para vários dias consecutivos.
O problema dos horários e fuso horários.
Tendo em vista o tamanho do nosso país, bem como, diferenças de horário em várias regiões, é necessário que os relógios ponto ou os sistemas de registro estejam devidamente auferidos tecnicamente.
No mesmo sentido, para evitar problemas com as marcações de ponto em algumas circunstâncias, o recomendado é a adoção de sistemas digitais online, os quais possibilitam ajustes automáticos de horários, inclusive naqueles Estados em que há o horário de verão.
Tal recomendação também é aplicável aos trabalhadores que se encontram em viagem e que por alguma razão precisam de controle de jornada.
Erros comuns que devem ser evitados.
Os registros e controles de jornadas de trabalho não podem ter erros e por essa razão, precisam ser evitados a todo custo. Diante disso, os principais erros que podem ocorrer e que podem ser administrados são:
- Registro indevido de duas marcações seguidas. Isso geralmente ocorre em pequenos intervalos de trabalho onde o ponto pode não ficar legível ou que o trabalhador seja registrado duas vezes para o mesmo ato de iniciar ou terminar uma jornada. Esse tipo de erro pode ser corrigido no espelho da folha ponto;
- Esquecer de registrar o ponto, seja no começo da jornada de trabalho, ou na saída, esquecer de fazer a marcação do ponto é algo que acontece constantemente. Quando isto acontece, o gestor e colaborador devem incluir o ponto não batido no arquivo de espelho de ponto manualmente. Tal falha sem correção poderá resultar em uma jornada de trabalho de quase 24 horas gerando horas extras ou uma falta injustificada que demanda desconto salarial;
- Fraudes na hora de registrar o ponto, situação que pode ocorrer tanto pelo empregado quanto pelo empregador. Como exemplo, funcionário que solicita a um colega que registre seu ponto sem estar trabalhando, ou, a empresa promover alterações indevidas no sistema de registro que subtrai tempo de trabalho da jornada, bem como, eventuais reduções em horas extras.
Podemos perceber que são atos que podem causar prejuízos tanto para os funcionários quanto para as empresas.
No caso das empresas, não é raro encontrar gerentes, supervisores ou até mesmo diretores que têm acesso aos registros dos funcionários e alteram seus horários, ou em outros casos, por meio de coação exigem que seus funcionários registrem o ponto de saída e voltem a trabalhar para cumprir metas. Essas atitudes são vedadas por lei e passíveis de punições por meio de ações trabalhistas.
Logo, evitar a prática desses erros economiza tempo e dinheiro. Por isso, é fundamental elaborar políticas internas para coibir atos que gerem ilegalidades, bem como, treinar adequadamente colaboradores e gestores de recursos humanos de forma a evitar prejuízos. Nesse ponto, é ideal a utilização de um consultor técnico para auxiliar nessa tarefa.
Ainda ficou com alguma dúvida? Comente abaixo, estaremos à disposição para orientá-lo e seguiremos compartilhando informações importantes.