Muitas empresas estão em busca de reduzir ou evitar a formação dos passivos trabalhistas formados muitas vezes por negligências aos direitos trabalhistas por diversas razões. Seja por desconhecimento das inúmeras leis e normas aplicáveis às relações de emprego, crises econômicas ou a ineficiência na gestão do passivo trabalhista.
Trata-se de um tema especial para as empresas que querem colocar a casa em ordem, evitando a formação desnecessária de débitos trabalhistas a pagar ou reduzindo tais obrigações registradas no passivo trabalhista.
Porém, o que os empresários e gestores devem ter em mente é que quanto mais rápido enfrentarem a questão, menores serão os riscos que poderão culminar até com a falência da empresa em determinados casos.
Para entendermos melhor sobre o passivo trabalhista precisaremos conhecer sobre:
- O que é passivo trabalhista?
- Como evitar riscos?
- O que pode ser feito se a empresa já tiver passivos trabalhistas?
Trata-se de um tema relevante para os empresários, sócios e gestores de empresas, sobre o qual explicaremos a seguir.
O que é passivo trabalhista?
O passivo trabalhista é um conjunto de débitos decorrentes da relação de trabalho que se acumulam no decorrer do tempo em função da violação das leis trabalhistas e previdenciárias.
Também, o passivo trabalhista é formado por obrigações a pagar de curto prazo, como, salários a pagar, férias, 13º salário, FGTS a recolher, INSS a recolher, IRRF a recolher, horas extras a pagar, adicionais de insalubridade e de periculosidade, dentre outras verbas.
O grande problema começa quando a empresa não tem caixa suficiente e as obrigações trabalhistas começam a se acumular.
Outro ponto não menos importante, quando da realização de uma auditoria trabalhista pelo Ministério do Trabalho, INSS ou Receita Federal nas folhas de pagamento que identifica débitos a descoberto decorrentes de direitos violados. Tais procedimentos podem acabar encontrando grandes somas a serem pagas e a empresa recebendo autuações onde os prazos geralmente são curtos para quitação.
Como evitar riscos?
O passivo trabalhista existe contabilmente para que as empresas possam controlar essas obrigações a pagar. Porém, precisa-se de controle e adoção de políticas efetivas que evitem riscos.
O trabalho de gestão deve ser realizado para determinar quais os tipos de controle serão adotados capazes de identificar e prevenir possíveis falhas operacionais no gerenciamento de pessoas, na gestão de recursos humanos ou na interpretação legislativa das obrigações decorrentes das relações de trabalho.
Portanto, as empresas, sejam elas pequenas, médias ou grandes devem adotar algumas medidas como exemplo:
- Setor de recursos humanos capacitado – Seja ele próprio ou terceirizado, o setor de recursos humanos e de processamento da folha de pagamento devem estar bem capacitados e atualizados, conhecendo as leis trabalhistas e previdenciárias. Isto reduz bastante os riscos de infringir alguma norma;
- Contrato de trabalho claro e detalhado – O contrato de trabalho guarda todas as condições necessárias sobre a relação de trabalho entre empregador e empregado, é o documento que vai dar início aos direitos e obrigações de cada parte. Nele deve-se observar alguns pontos como:
- Preferencialmente escrito, redigido de acordo com as leis trabalhistas e assinado pelas partes;
- Descrever claramente o ramo de atividades da empresa, a função e atividades do empregado, jornada de trabalho, salário e prazo de duração;
- Pautar as penalidades por descumprimento de regras funcionais;
- Apresentar os acordos e convenções de trabalho da categoria.
- Manter cuidadosamente todos os documentos atualizados e assinados e arquivados, como exemplo, folhas de ponto, recibos de pagamento, holerites, recibos de depósito em conta, solicitações de férias, aviso-prévio, comprovantes de entrega de equipamentos de proteção individual, pedidos de demissão dentre outros;
- Instalar um sistema de controle de ponto, seja eletrônico ou através de fichas de controle. É essencial no cômputo das jornadas de trabalho;
- Executar programas de auditorias internas. Seja através de especialistas de recursos humanos ou de consultores externos de recursos humanos. É importante revisar todos os procedimentos trabalhistas existentes na empresa, identificar eventuais falhas e descumprimento da legislação trabalhista, elaborar manuais internos de procedimentos e propor ações para correção;
- Contar com uma consultoria jurídica especializada em direito trabalhista e previdenciário, com a intenção de identificar qualquer descumprimento da legislação trabalhista e previdenciária que possa comprometer as operações da empresa e tomar medidas de preventivas;
- Caso a empresa seja obrigada, mantenha em dia as transmissões dos arquivos magnéticos do eSOCIAL. Esta obrigação surgiu no âmbito do Governo Federal, com o Projeto SPED (Sistema Público de Escrituração Digital). Visa a unificação de obrigações como as fiscais, trabalhistas e previdenciárias inerentes às relações de trabalho, como por exemplo, GFIP, RAIS, MANAD, CAT, CAGED.
O que pode ser feito se a empresa já tiver passivos trabalhistas?
Conforme citamos acima, os registros do passivo trabalhista existem como forma de controle para a empresa saber quanto terá que desembolsar com seu quadro de funcionários. Porém, se a organização estiver na situação de inadimplência com relação aos direitos trabalhistas e previdenciários, a principal indicação é buscar técnicos especializados e com conhecimento jurídico, os quais poderão realizar estudos e ações como no seguinte sentido:
- Identificar o direito ou os diversos de direitos violados;
- Acompanhar os cálculos e provisionamento dos débitos;
- Propor e supervisionar uma eventual denúncia espontânea, no caso de falta de recolhimento de encargos sociais e trabalhistas, a fim de estabelecer um acordo que minimize os impactos de uma futura ação trabalhista ou de execução fiscal contra empresa;
- Identificar a melhor forma de parcelamento ou participação em programas de recuperação fiscal;
- Identificar recolhimentos de valores a maior, no caso de eventuais falhas na interpretação das leis trabalhistas e previdenciárias;
- Ajuizar ações de defesa administrativa ou judicial para o caso de autuações fiscais em cobrança ou de repetição de indébito para os casos de recolhimento de encargos sociais e trabalhistas pagos a maior.
Observados esses pontos e um bom apoio técnico, certamente a empresa estará mais organizada e os riscos trabalhistas serão evitados ou minimizados.
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